Terminierte Veranstaltungen

Hier werden bereits terminierte Fortbildungsveranstaltungen angelegt, die von den Moderatorinnen und Moderatoren angeboten werden.
Wird aus einem allgemeinen Angebot (Veranstaltung auf Anfrage) eine fest vereinbarte Fortbildung, wandeln Sie bitte die Veranstaltung auf Anfrage in eine terminierte Veranstaltung um (siehe Kapitel "Auf Anfrage" terminieren). Bitte legen Sie in diesem Fall keine neue terminierte Veranstaltung an.

Veranstaltung anlegen

Nach Klick auf den Link zum Formular öffnet sich dieses zur Erfassung der Veranstaltung. Es gibt weiterhin Felder, die obligatorisch gefüllt werden müssen (gekennzeichnet mit *) und Wahlfelder.

Bitte nutzen Sie die Möglichkeit, weitergehende und ausführliche Informationen in einem pdf-Dokument anzubieten.

Im Kopf des Formulars besteht die Möglichkeit, zwischen den Menüpunkten des VAMs zu wechseln (Achtung: nicht gespeicherte Informationen gehen verloren!).

Informationen eintragen

Im oberen Teil des Formulars werden Informationen zum Thema festgelegt. Dabei kann die Themenbezeichnung frei gewählt werden.
Bitte beachten Sie aber, dass das Thema inhaltlich zu der später festzulegenden Zuordnung zum Programm/Modul passen sollte.
Bei einer terminierten Veranstaltung muss eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt werden.
In dem Pflichtfeld Stichworte können maximal 255 Zeichen eingetragen werden. Die Stichworte erhöhen in der Suchmaschine die Treffergenauigkeit. Stichworte aus der Überschrift oder dem Kurztext hier einzutragen ist sinnlos, da die Suchmaschine diese Texte bereits auswertet. Sinnvoll sind hier Suchwörter, die z.B. keine offiziellen Bezeichnungen sind, aber von vielen Benutzern trotzdem bei der Suche genutzt werden. So kann es für eine Veranstaltung die die Leserechtschreibschwierigkeit (LRS) zum Thema hat sinnvollen sein, als Stichworte Legasthenie angeben, obwohl dies Schlagwort keine offizielle Bezeichnung mehr ist.

Es kann ein weiterführender Link eingegeben werden, z.B. auf weitere Informationen zu einer Veranstaltung oder zum Thema.

An dieser Stelle kann nach der ersten Speicherung ein pdf-Dokument angehängt werden (siehe Kapitel pdf-Dokument hochladen).

Der Veranstalter ist mit dem Kompetenzteam belegt, zu dem der/die Moderator/in gehörig ist.

Termin / Anmeldeschluss eingeben

Nun kann der Termin (eintägig oder mehrtätig) eingegeben werden. Mehrtägige Termine werden über den Button *"Termin hinzufügen"* ergänzt. Mit Beginn und Ende sind die Randzeiten der Fortbildung gemeint, nicht die Dienstzeiten der Moderatoren/innen.
Ein Anmeldeschluss kann optional gewählt werden.

Anschließend muss noch die Veranstaltungsart gesetzt werden. Wird eine SchiLF auch als ScheLF angeboten, kann dies durch ein Häkchen angegeben werden.

Zuordnung zu Fortbildungsprogramm und Modul

Jede Veranstaltung muss einem Fortbildungsprogramm (und mindestens einem dazugehörigen Modul) aus der neuen Menükarte, die im Rahmen der Fortbildungsinitiative des Ministeriums für Schule und Weiterbildung NRW vorgestellt wurde, zugeordnet werden. Nachdem ein Programm (hier "Inklusion") ausgewählt wurde, klappen die Module auf, die zur Verfügung stehen.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Veranstaltungen mehreren Programmen zuzuordnen. Nach Klick auf *"Fortbildungsprogramme und Module hinzufügen"* kann dies ergänzt werden.
Zuordnungen können durch Klick auf *"Zuordnung entfernen"* wieder rückgängig gemacht werden, jedoch muss immer eine Zuordnung aktiv sein.

Schulformen und Fächer festlegen

Der nächste verpflichtende Schritt ist die Auswahl der Schulform und der Fächer.
Schulform- und fächerübergreifend ist vorbelegt. Durch Klick auf *"Schulform/en manuell auswählen"* oder *"Fäch/er manuell auswählen"* öffnen sich die Auswahlmöglichkeiten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Veranstaltungsort

Der Ort der Veranstaltung muss eingegeben werden, wobei nur die ersten drei Felder Pflichtfelder sind. Die letzten drei Felder werden, falls ausgefüllt, in der Anmeldebestätigung aufgeführt.

Moderatoren/innen festlegen und ergänzen

Abschließend können zu dem/der vorbelegten Moderator/in noch weitere Moderatoren/innen ergänzt werden. In deren Fobido wird dann die angelegte Veranstaltung ebenfalls gespeichert.
Es kann auch ausgewählt werden, ob das KT oder der/die Moderatoren/innen als Kontakt aufgeführt werden. Wenn der/die Moderator/in dies übernimmt, sollte eine Telefonnummer hinzugefügt werden.

Nach Klick auf *"Moderator/in" hinzufügen* kann die dementsprechende Personen aus allen Kompetenzteams ausgewählt werden.
Wichtig ist, dass bei mehreren Kompetenzteams eines als Veranstalter festgelegt werden muss, wo dann auch (mögliche) Anmeldungen auflaufen werden.
Bitte beachten Sie: Es besteht auch die Möglichkeit, sich selber zu löschen, wenn mind. ein/e Weitere/r hinzugefügt worden ist! Jedoch ist die Veranstaltung dann nur noch bei den anderen Moderatoren/innen in der Fobido zu bearbeiten (nach Speicherung).

Teilnehmerlisten

Da terminierte Veranstaltung in der Regel auch veröffentlicht werden und mit einer Anmeldemöglichkeit ausgestattet werden, kann nun ausgewählt werden, ob und an wen eine Teilnehmerliste (alle zwei Tage) verschickt wird.

Weitere Optionen einer terminierten Veranstaltung

Bei mehrtägigen Veranstaltungen bietet es sich an, die *Dauer der Teilnahme* auswählbar zu machen sowie über ein *Übernachtungsangebot* zu informieren und in der Anmeldung abzufragen.
Bei dem *Angebot von Mahlzeiten* kann angegeben werden, ob vegetarisches Essen gewünscht wird.
Weiterhin kann ein anderes *Bestätigungsschreiben* ausgewählt werden - wenn dieses für Ihr KT eingegeben ist. Dafür ist der/die Administrator/in zuständig. Im Adminbereich können Schreiben ergänzt oder verändert werden.
Eine mögliche *Workshopschiene* kann nach erstmaligem Speichern angelegt werden (siehe Kapitel Workshopschiene anlegen).
Ebenfalls kann die Veröffentlichung in einem anderen Web erst nach einmaliger Speicherung ausgewählt werden. Dazu werden *Veröffenlichungsanfragen* verschickt (siehe Kapitel Veröffentlichungsnafrage verschicken).
Mit der Auswahl "Veranstaltung im Web veröffentlichen" wird ein Anmeldelink erzeugt und kann an einen ausgewählten Personenkreis verschickt oder diesem bekannt gegeben werden. Diese Personen können sich zur Veranstaltung anmelden, andere Nutzer sehen die Veranstaltung nicht.
Erst bei Anwahl der Option "Veranstaltung unter "Fortbildungen" im eigenen Web über Suchscript auffindbar" erfolgt eine Veröffentlichung in der Terminliste des KT und die Veranstaltung wird über die Suchmaschine auffindbar.

Speichern

Nach dem Klick auf *"Speichern"* wird die Veranstaltung - insofern alle Pflichtfelder ausgefüllt worden sind - gespeichert und ist auf der Übersichtsseite aufgelistet.
Außerdem kann die Veranstaltung bearbeitet, erneut gespeichert, kopiert oder gelöscht werden.
Nun können auch Workshopschienen angelegt und Veröffentlichungsanfragen gesendet werden.

Über das Menü im Kopf des Formulars gelangen Sie zur Inhaltsübersicht oder zu den weiteren Funktionen.
Über den Button *"Vorschau"* können Sie sich ansehen, wie Ihre Veranstaltung im Internet erscheinen wird.
Um Informationen zu den aufgelaufenen Anmeldungen separat zu erhalten, können Sie sich eine *"TN-Übersicht"* anzeigen lassen.
Die Teilnehmer/innen werden mit den Daten aus dem Anmeldeformular aufgeführt. Sie können Teilnehmer/innen suchen oder sich die Liste als Excel-Datei herunterladen.
Sollte die Veranstaltung bereits ausgebucht sein, wird eine Warteliste erstellt. Auch hier können Sie eine Übersicht aufrufen (*"Warteliste"*).
Sollten Teilnehmer aus der Teilnehmerliste gelöscht werden, rücken Teilnehmer aus den Wartelisten automatisch nach und werden darüber per E-Mail informiert.
An dieser Stelle können Sie auch nochmal eine Übersicht über die Workshopschienen abrufen (*"Workshopschienen-Übersicht"*).

Weitere Funktionen
VAM-Übersicht

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Seite zuletzt geprüft und aktualisiert: 23.09.2019